審核，在與客戶接觸的那一刻就已經(jīng)開始

 

　　供應(yīng)商安排接你的司機(jī)或者是對(duì)應(yīng)接口人，就是你了解供應(yīng)商信息來(lái)源渠道，簡(jiǎn)單聊一聊公司經(jīng)營(yíng)狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離，同時(shí)也能獲取第一手供應(yīng)商企業(yè)信息，如企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動(dòng)等。

 

一、審核前準(zhǔn)備

 

　　在審核前通知對(duì)方審核計(jì)劃，讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人，做好審核現(xiàn)場(chǎng)的接待工作，提高審核效率。

 

　　在審核計(jì)劃中主要包含的信息有：時(shí)間、部門、關(guān)注的活動(dòng)、相關(guān)人員等。

 

二、首次會(huì)議

 

　　一般來(lái)講在審核計(jì)劃中，到達(dá)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)第一步安排即為首次會(huì)議。

 

　　首次會(huì)議意義重大，因?yàn)閰⒓诱甙�括供�?yīng)商的管理層、各相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助引導(dǎo)人員等。它是審核組與供應(yīng)商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通過(guò)程。

 

　　一般建議在審核計(jì)劃中，要求被審核方的老板或總經(jīng)理（即第一負(fù)責(zé)人）要出席首次會(huì)議，如果有事請(qǐng)要提前告知審核組。這個(gè)過(guò)程可以幫助審核組了解對(duì)方的合作意愿，也能了解對(duì)方的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略。

 

　　會(huì)議內(nèi)容首次會(huì)議的時(shí)間控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）而非供應(yīng)商。一般來(lái)講先由審核組（員）來(lái)介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后是供應(yīng)商介紹各個(gè)部門負(fù)責(zé)人和公司基本情況。

 

三、現(xiàn)場(chǎng)參觀

 

　　首次會(huì)議結(jié)束，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)參觀，這個(gè)過(guò)程對(duì)整個(gè)審核的成功也是非常重要的。

 

　�。ㄒ唬┈F(xiàn)場(chǎng)參觀的兩個(gè)目的

 

　　目的1：管理細(xì)節(jié)

 

　　一般安排的時(shí)間是1個(gè)小時(shí)甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，它的目的是對(duì)被審核現(xiàn)場(chǎng)有一個(gè)大致的了解。

 

　　除生產(chǎn)車間外，一些容易忽略的地方往往更難反映對(duì)方的管理細(xì)節(jié)，如門衛(wèi)、倉(cāng)庫(kù)、污水站、垃圾房、維修間等，當(dāng)看到這些現(xiàn)場(chǎng)的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，很可能是為審核刻意準(zhǔn)備，而不是日常狀態(tài)。

 

　　管理的細(xì)節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉(cāng)庫(kù)、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。

 

　　它們似乎與產(chǎn)品離著很遠(yuǎn)，但企業(yè)管理活動(dòng)的要求應(yīng)該是一致的。有經(jīng)驗(yàn)的審核員也是通過(guò)管理的細(xì)節(jié)，來(lái)判斷供應(yīng)商的管理水平和能力的。

 

　　在現(xiàn)場(chǎng)可以直觀地看到最真實(shí)的員工精神面貌，士氣高昂的員工與邋遢、冷漠的員工會(huì)形成鮮明對(duì)比。與現(xiàn)場(chǎng)工人交談幾句，從工人的面部表情和肢體語(yǔ)言也可以得到重要的第一印象，因?yàn)檫@些直接反映了工人的情緒及對(duì)工廠的滿意度。工人們工作熱情很高，在這樣輕松愉悅的環(huán)境中工作，效率相對(duì)更高，產(chǎn)品的質(zhì)量也會(huì)讓人更有信心。

 

　　在車間走動(dòng)可以注意觀察是否有忙閑不均的現(xiàn)象，例如機(jī)器在自動(dòng)加工的時(shí)候，工人長(zhǎng)時(shí)間在旁邊無(wú)所事事，或者是有的工位上的工人在長(zhǎng)時(shí)間等待物料。存在這種現(xiàn)象說(shuō)明工廠缺乏精益管理，人員利用率低，閑散的員工也會(huì)影響其他人的工作氛圍，整體工作效率低，成本必然更高。

 

　　應(yīng)該留意車間的光線是否充足，空氣流通是否順暢，現(xiàn)場(chǎng)是否有異味，噪音是否太大，車間是否整潔，因?yàn)檫@些也會(huì)直接影響工人的心情，進(jìn)而影響生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量。很難想像一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)氛圍懶散、低落、冷漠，員工或心懷怨氣或無(wú)所事事的工廠能夠做好產(chǎn)品、創(chuàng)造效益。

 

　　目的2：看標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范生產(chǎn)

 

　　標(biāo)準(zhǔn)與執(zhí)行

 

　　標(biāo)準(zhǔn)是最佳的狀態(tài)和統(tǒng)一的執(zhí)行參照。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)就無(wú)從執(zhí)行，就沒(méi)有改進(jìn)的著眼點(diǎn)。生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)該有的標(biāo)準(zhǔn)很多，包括作業(yè)和品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，5S與安全標(biāo)準(zhǔn)、操作與維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，流程與返工標(biāo)準(zhǔn)、安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)等等。

 

　　很多工廠現(xiàn)場(chǎng)都有SOP（標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程），我們可以觀察這些標(biāo)準(zhǔn)是否有漏項(xiàng)、能否易于執(zhí)行、中間是否有斷點(diǎn)。檢查是否寫的、說(shuō)的、做的一致，質(zhì)量控制點(diǎn)是否以醒目的標(biāo)志或顏色加以突出。

 

　　通過(guò)觀察同一個(gè)工序的不同員工具體操作過(guò)程，可以發(fā)現(xiàn)其中是否有差異，包括動(dòng)作的順序、操作力度、是否有遺漏等方面。有差異說(shuō)明員工缺乏標(biāo)準(zhǔn)化操作培訓(xùn)，則產(chǎn)品發(fā)生變異的可能性大大增加。

 

　　品質(zhì)管控

 

　　現(xiàn)場(chǎng)觀察應(yīng)著重留意車間對(duì)于不良品的處理方式。好的工廠會(huì)將問(wèn)題暴露出來(lái)，而不是將不良品和廢品掩蓋起來(lái)。例如用燈光聚焦廢料，或用紅色標(biāo)簽將其醒目標(biāo)出，這樣可以立刻知道廢料是否在增加，或者生產(chǎn)流程的某段是否正在生產(chǎn)不良品。

 

　　在制品、半成品的可追溯性也可以在現(xiàn)場(chǎng)很容易地看出來(lái)。在好的工廠里，每個(gè)部件都有一張卡片或一份文件跟隨流轉(zhuǎn)，注明來(lái)源、經(jīng)手加工的人員、所使用的設(shè)備等信息，在任何工序發(fā)現(xiàn)問(wèn)題均可輕易追溯到源頭，也便于改善。

 

　　現(xiàn)場(chǎng)可以通過(guò)工人對(duì)于零部件的防護(hù)程度，來(lái)判斷品質(zhì)管理的精細(xì)度。

 

　　通過(guò)觀察不良品數(shù)量和比例，也可初步判斷一個(gè)工廠的質(zhì)量控制過(guò)程是否合格。

 

　　目視化

 

　　目視化管理是很多高級(jí)管理手段的基礎(chǔ)，是一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)管理水平的直觀傳達(dá)。在管理良好的工廠中，目視化工具隨處可見。包括工作場(chǎng)所的組織與標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)果性指標(biāo)目視化、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)目視化、控制性指標(biāo)目視化、自動(dòng)防錯(cuò)與糾錯(cuò)目視化、警報(bào)機(jī)制等等。參觀時(shí)，應(yīng)注意尋找各種目視化工具。

 

　　目視化的管理看板，可分為靜態(tài)的和動(dòng)態(tài)的管理看板。靜態(tài)的看板主要是傳達(dá)組織長(zhǎng)期的管理理念，動(dòng)態(tài)的看板是管理者隨時(shí)要把握的管理信息，更能反映一個(gè)工廠的管理水平和能力。

 

　　5S是現(xiàn)場(chǎng)組織與標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)，是目視化的底層應(yīng)用。然而由于種種原因，現(xiàn)實(shí)中大多數(shù)的中國(guó)企業(yè)在5S管理方面都走進(jìn)了誤區(qū)。一家大型電機(jī)制造廠，生產(chǎn)車間一眼望過(guò)去幾乎一塵不染，所有的地面都涂著漂亮的油漆，各種目視化的線條、標(biāo)識(shí)等都做得很象樣子，但唯獨(dú)缺乏安全警示標(biāo)志。過(guò)于光滑的路面摩擦力不足，人走在上面不小心都會(huì)滑倒，手推車、叉車也可能會(huì)打滑。這樣的表面功夫做得很足，但還是有很多安全隱患。

 

　　工具設(shè)備狀態(tài)

 

　　在好的工廠里，設(shè)備整潔而且保養(yǎng)良好，設(shè)備相關(guān)信息一目了然并且即時(shí)更新。在一個(gè)鑄造廠的機(jī)加工車間，雖然各種車床都不是很先進(jìn)，甚至歷史很長(zhǎng)，但都在良好的狀態(tài)下運(yùn)轉(zhuǎn)。我看到每臺(tái)機(jī)器的側(cè)面都醒目地貼著一張卡片，上面記錄著該設(shè)備的型號(hào)、采購(gòu)日期、價(jià)格、供應(yīng)商、維修記錄、保養(yǎng)記錄等等。此外，日常點(diǎn)檢表也記錄得很完整，有的點(diǎn)檢表上清晰地記錄著操作工發(fā)現(xiàn)的隱患，以及設(shè)備部門的簽字及處理方案。這說(shuō)明設(shè)備管理和保養(yǎng)形成了良性體系。

 

　�。ǘ�）現(xiàn)場(chǎng)觀察注意事項(xiàng)

 

　　現(xiàn)場(chǎng)觀察是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的最直接的手段，絕大部分問(wèn)題都會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)出來(lái)，可快速對(duì)工廠做初步評(píng)估，由此追根溯源，也可以減少很多工作的盲目性。

 

　　本文探討的僅僅是現(xiàn)場(chǎng)觀察眾多內(nèi)容的一小部分，現(xiàn)場(chǎng)觀察還有很多方式方法及不同的著眼點(diǎn)，但基本原則和需要注意的事項(xiàng)是一致的。

 

　　首先，不能帶有色眼鏡來(lái)看現(xiàn)場(chǎng)，不能懷揣著結(jié)論到現(xiàn)場(chǎng)找證據(jù)，這樣往往會(huì)有失偏頗。

 

　　其次，現(xiàn)場(chǎng)不能光看表面，需要核對(duì)說(shuō)的、寫的、做的是否一致，需要多問(wèn)幾個(gè)為什么。

 

　　第三，應(yīng)同時(shí)以宏觀和微觀的眼光來(lái)看，采用縮的方式聚焦細(xì)節(jié)，采用放的方式來(lái)看整體。

 

四、管理體系文件現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)

 

　　一般來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核前，會(huì)依據(jù)供應(yīng)商管理規(guī)則收集潛在供應(yīng)商相關(guān)管理體系文件。

 

　　現(xiàn)場(chǎng)考察任務(wù)之一就是對(duì)這些文件的真實(shí)性，進(jìn)行一次原件核驗(yàn)。

 

五、現(xiàn)場(chǎng)審核總結(jié)會(huì)議

 

　　找問(wèn)題不是現(xiàn)場(chǎng)審核的目的，在完成現(xiàn)場(chǎng)考察、核驗(yàn)工作后，審核組對(duì)當(dāng)天的現(xiàn)場(chǎng)考察工作做出簡(jiǎn)單總結(jié)，對(duì)供應(yīng)商的優(yōu)點(diǎn)提出肯定的同時(shí)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，不滿足項(xiàng)提出初步改進(jìn)意見，同樣非常必要。

 

　　發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并改進(jìn)，找到滿足企業(yè)需要的合作伙伴，才是現(xiàn)場(chǎng)審核終極目標(biāo)。